القاء حس مثبت و سرگرم کردن میهمان ها در هتل هدفی جالب و چالش برانگیز است. در هر لحظه اطمینان یابید که مهمانان احساس خوب و مثبتی دارند.
فرقی نمی کند، چه میزبان یک مهمانی کوتاه مدت باشید و یا میزبان مهمانان در مدت اقامت طولانی تر، در هر صورت با کمی آمادگی و آماده سازی امکانات می توانید به راحتی و با اعتماد به نفس کامل به سرگرم کردن مهمانان بپردازید و اوقات خوشی را برایشان مهیا سازید. ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که مکان میزبانی شما به خوبی آماده شده است و بعد به این فکر کنید که چه چیزهایی باید فراهم کنید تا مهمانان احساس راحتی و شادی بیشتری داشته باشند و پس از آن کاری کنید که به آن ها نشان دهید قرار است در کنار شما اوقات خوشی را سپری کنند.
روش اول:
1. تمیز کردن محیط
با تمیز کردن محیط شروع کنید، با تمیز بودن اتاق ها حس خوب و خوش آمدگویی را به مهمانان انتقال می دهید. روی بخش هایی تمرکز کنید که مهمانان زمان بیش تری را در آنجا سپری می کنند مثل: حمام، تخت خواب و همچنین به ورودی های اتاق و راهروها توجه خاصی نشان دهید. اتاق ها باید به خوبی گردگیری شده و تمیز و خوشبو باشند.
- به رو تختی توجه کنید که تمیز و زیبا باشد.
- حتما در حمام حوله های تمیز قرار دهید که خوشبو و بدون لک باشند.
2. تمام وسایل رفاهی و پذیرایی را تدارک ببینید.
اطمینان یابید همه چیز در دسترس است، میوه، نوشیدنی و سایر نیازها مثل دستمال کاغذی. همه چیز باید در زمانی که مهمان سفارش می دهد سریع در اختیار وی گذاشته شود. اگر از پر بودن انبار از این گونه منابع اطمینان داشته باشید، با اعتماد به نفس بیشتری پذیرای مهمان ها خواهید بود.
- حتما به موقع و دقیق تمام لوازم را بررسی کنید. مثل شامپو، صابون، دستمال کاغذی و ...
- هر چیزی که در منوی پذیرایی نوشته شده است، باید از قبل از ورود مهمان تهیه شده باشد.
3. تمام جزئیات را بررسی کنید.
برای بخش های سالن های کنفرانس و پذیرایی هتل ها که مهمان ها در مدت کوتاهی در کنارتان هستند، باید قبل از ورودشان همه تجهیزات را بررسی کنید و اطمینان یابید که همه چیز به درستی کار می کند. مثلا برای پخش موزیک و یا استفاده از میکروفون باید بررسی کنید که صدا به خوبی در همه جای سالن پخش شود. تمام نورها باید بررسی شوند. تمام ساعت ها باید دقیق باشند و تمام کنترل ها باید شارژ باشند.
4. فضا را به خوبی سازماندهی کنید.
مثلا در سالن جشن که معمولا مهمان ها با هدایایی برای میزبان وارد می شوند، باید از قبل مکان مناسبی را برای تحویل کت، کیف، چمدان و هدایا در نظر گرفته باشید. در اتاق مهمان نیز جای این وسایل باید به خوبی تعبیه شده باشد.
- به محض ورود مهمانان سعی کنید از وسایل شان به خوبی محافظت کنید و در حمل وسایل کمک کنید تا حس بسیار خوبی به آن ها منتقل شود.
- به اندازه کافی جالباسی و آویز لباس در کمد اتاق مهمان قرار دهید.
- برای طبقه بندی بخش بار مسافر هزینه کنید.
5. فهرست دقیق مهمان ها را داشته باشید.
فهرست دقیق و جای مهمان ها را مشخص نمایید تا احساس رفاه بیش تری داشته باشند. در همایش ها و جشن ها باید حتما تعداد منطقی را در بگیرید. بیش از ظرفیت سالن مهمان نپذیرید تا در فضایی مناسب امکان پذیرایی عالی از مهمانان فراهم باشد و آنها نیز احساس رضایت کند.
6. بخش هایی از ساختمان را که نباید به آن ها وارد شوند، مؤدبانه متذکر شوید و در عوض آن ها را تشویق به بازدید از بخش های مورد نظر خود کنید مثل باغچه، کافی شاپ، رستوران و جاهایی که برای سرگرمی مهمانان در نظر گرفته اید.
روش دوم: طرح ریزی جزئیات
تنظیم کردن منو: در مورد انواع غذاهایی که می خواهید برای مهمانان سرو کنید خوب فکر کنید و تصمیم بگیرید. در مورد پیش غذاها، دسرها و تناسب آن ها با غذای هر وعده تصمیم درست اتخاذ کنید و برای سرگرم کردن مهمانان مثلا در زمان شام، موسیقی مناسبی را انتخاب کنید. برای مهمانانی که اقامت طولانی مدت دارند، نقشه مکان های توریستی و بلیط های با تخفیف مهیا کنید. فیلم های سرگرم کننده برای نمایش در ساعات خاص تدارک ببینید.
روش سوم: در هر لحظه اطمینان یابید که مهمانان احساس خوب و مثبتی دارند.
- به خوبی و با گرمی به مهمان ها خوش آمد بگویید. مثل: مفتخریم که به اینجا تشریف آوردید." با گرفتن وسایل شان در بدو ورود و کمک به آن ها و پیشنهاد نوشیدنی، به آن ها نشان دهید که به رفاه شان اهمیت می دهید.
- برای صحبت با مهمان ها وقت بگذارید. اگر این کار را انجام دهید، در طول اقامت شان حس می کنند هر لحظه مورد توجه قرار گرفته اند.
- در سمینارها و جشن ها افراد مهم را بشناسید و خودتان را معرفی کنید و بیان کنید در هر لحظه آماده انجام درخواست هایشان هستید.
- میزبانی شاد و انعطاف پذیر باشید. حس شما به کاری که انجام می دهید بسیار حائز اهمیت است. نگرش مثبت و انعطاف پذیر شما به خصوص در مواردی که چیزی طبق برنامه پیش نمیرود، باعث حفظ آرامش مهمان ها نیز می شود. پس همیشه لبخند داشته باشید.
امیررضا تهرانی؛ کارشناس ارشد فروش و بازاریابی / دنیای سفر
